¿No te ha pasado que llegas un lunes a la oficina y no sabes por donde comenzar tus pendientes? O ¿tienes muchas tareas atrasadas y no sabes cuál debes hacer primero? Estoy segura de que sí lo has experimentado y puede llegar a ser un poco abrumador o hasta frustrante. Si te sientes identificada con estos casos o algo parecido, no te preocupes, te vamos a ayudar a encontrar una solución.
Lo primero que debes saber es que no te dejes llevar por el número de tareas u objetivos a completar, puede ser una lista bien extensa, pero con organización podrás lograr todo lo que te propongas sin morir en el intento. Toda Girl Boss puede con esto y más, si tiene las herramientas correctas.
Ya hemos hablado de la importancia de hacer listas y lo increíble que se siente tachar o chulear al completarlas, pero ¿Por dónde comenzar?
Solo necesitas darle prioridad, esto te ayudará a aumentar tu productividad y te asegurará que las tareas más urgentes las realices primero. Te enseñaremos a usar “La Matriz de Eisenhower”.
La Matriz de Eisenhower es una herramienta que te ayudará a priorizar tus tareas, dividiéndolas entre urgentes e importantes.
Es un cuadrante de gestión del tiempo que consta de cuatro categorías: las tareas que debes realizar primero, las tareas que programarás para más tarde, las tareas que delegarás y las tareas que debes eliminar.
Estos dos términos pueden parecerte similares, pero si lo analizamos muy bien con el principio de Eisenhower, encontrarás una diferencia entre las dos fundamental, esto te ayudará a implementar la matriz.
Urgentes:
Son las que necesitan atención inmediata, las que deben hacerse en el momento, de no completarlas puede haber consecuencias negativas. Son tareas que no puedes evitar y cuanto más te demores, más estrés podrás experimentar.
Importantes:
No necesitan atención inmediata, pero son tareas que te ayudarán a completar objetivos a largo plazo. Que estas tareas sean menos urgentes no significa que no importen.
Cuando ya sepas distinguir entre urgente e importante, ya puedes comenzar a separar tus tareas en la matriz de Eisenhower.
Sabemos que tener una lista larga de tareas pendientes o por hacer, puede llegar a ser algo abrumador, pero el objetivo de esta herramienta es poder analizar estas tareas una por una y separarlas en cuatro cuadrantes.
Cuando puedas ver tus tareas en sus categorías correspondientes, el siguiente paso es programarlas y dedicarle el tiempo a la realización.
Cuadrante 1: HACER
Aquí debes colocar las tareas que sean urgentes e importantes. La mejor forma de identificarlas es cuando la respuesta inmediata es “Debe hacerse ahora”, tiene claras consecuencias y puede afectar objetivos a largo plazo. Son las tareas que te vienen a la mente de primero y lo más seguro es que sean las que más te estresan.
Cuadrante 2: PROGRAMAR
Aquí van las tareas que no son urgentes, pero si importantes. Son tareas que pueden afectar objetivos a largo plazo, pero no deben hacerse de inmediato, se pueden programar. Son las tareas que se realizarán una vez terminadas las del cuadrante 1. Puedes implementar estrategias como la técnica Pomodoro o incluir el principio de Pareto que te ayudarán con el manejo del tiempo.
Cuadrante 3: DELEGAR
En este cuadrante van las tareas son urgentes pero que no son importantes. Son las tareas que se deben realizar ahora, pero no afectan tus objetivos a largo plazo. Si no tienes una conexión personal y no se requieren de tus habilidades específicas, son tareas que puedes delegar a otro miembro de tu equipo.
Cuadrante 4: ELIMINAR
Al terminar de analizar tu lista de tareas y repartirlas en los primeros 3 cuadrantes, te darás cuenta de que aún te quedan algunas tareas, estas no son urgentes ni importantes. Se puede decir que son distracciones sin importancia y sin urgencia, todas estas van en el cuadrante 4 “eliminar”.
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